Värvningsprocessen

Visste du att stora evenemang som SM-veckan, Melodifestivalen, Curling EM är ett resultat av vår Conventions Bureaus arbete?
En värvningsprocess tar i genomsnitt 1-3 år och det ligger mycket arbete bakom men det är värt sitt arbete när man ser resultatet. Resultatet mäts t ex i massmedial exponering eller turistekonomi för staden.
Många undrar hur hela processen ser ut.
Här kan du läsa mer om hur vi arbetar och hur värvningen av ett evenemang eller möte går till från start till mål.


Grundligt arbete bakom varje succé
Hur går det till när vi värvar ett evenemang eller större möte till staden? Vi följer alltid en särskild arbetsgång, från idé och värvning till genomförande och uppföljning. Här ser ni värvningsprocessen i korthet.

Inledande research – vi gör en grundlig omvärldsbevakning och letar uppslag i olika kanaler. Vi läser tidningsartiklar, träffar befintliga kunder samt söker upp nätverk och organisationer för att identifiera potentiella möten och kongresser. Vi analyserar, gör uträkningar och värderar vår insats gentemot ett uppskattat utfall.

Lokal värd – En hel del möten och kongresser kräver en lokal förankring i form av en organisation. I detta steg söker vi upp och etablerar kontakt med en lämplig lokal värd.

Rättighetsinnehavare – Löpande under värvningsprocessen arbetar vi relationsbyggande med rättighetsinnehavaren. Många möten och kongresser roterar i Sverige, Europa och världen och det är rättighetsinnehavaren som sätter ramarna för hur mötet eller kongressen skall genomföras samt tilldelar rätten att få arrangera.

Ekonomisk analys – Här vägs insats mot resultat utifrån olika aspekter. Detta görs löpande under processen.

Ansökan – Vi producerar en ansökan, en bid, där vi presenterar ett upplägg för Helsingborg i konkurrens med andra potentiella värdstäder.

Site Inspection – Rättighetsinnehavaren/huvudarrangören besöker Helsingborg för att se och uppleva förutsättningarna på plats.

Avtalsskrivning – Efter att rättighetsinnehavaren beslutat till fördel för Helsingborg upprättas ett avtal mellan kommun, organisation och rättighetsinnehavare. Avtalet reglerar vår ekonomiska och arbetsmässiga insats.

Överlämning – När beslutet är fattat och avtalsskrivningen är klar, överlämnas kontakten vid behov till en PCO eller mötesbyrå. I många fall är de redan involverade i processen.

Genomförande – PCO eller mötesbyrå ansvarar för att genomföra enligt skrivna avtal

Uppföljning – Vi följer upp resultatet mot vår insats. I utvalda fall görs turistekonomiska undersökningar bland deltagare.

Mål – En värvningsprocess tar i genomsnitt 1-3 år från start till mål.

Dela gärna med dig:
Tweet
Share